10 Princípios de Gerenciamento de Tempo (Projetos Ágeis)

Excelente post do Davi (Blog “SOA Simples“), mostrando os 10 princípios que um gerente de projeto deve ter quando está usando metodologias ágeis. O melhor é que a cada “dica” há a indicação de uma leitura complementar. Texto abaixo e na íntegra. Leitura imprescindível e referência para quem acompanha, trabalha ou é entusiasta do Agile:

Jurgen Appelo é o CIO de uma empresa da Holanda que já foi classificada como a #1 entre empresas que mais se destacaram em inovações tecnológicas. Ele mantém um blog onde escreve sobre tópicos relacionados desde conteúdo para a Internet até a metodologias e gerenciamento de projetos que utilizam metodologia ágeis.

Neste post, Appelo faz uma compilação bastante interessante de 10 princípios que devem guiar todo líder ou gerente de projeto que utiliza as práticas recomendas pelas metodologia ágeis. Discussões à parte sobre a eficácia destas metodologias, o ponto aqui é a discussão do tópico “Gerenciamento de Tempo”, uma das áreas de conhecimento do PMBoK, e um ativo altamente valioso nestes dias.

Vamos ao que interessa:

1. Use uma Definição de “Feito”

Eu poderia traduzir este princípio como “defina a tarefa como concluida se, de fato, ele estiver”. Se couber a palavras “mas” no final do seu discusso, esqueça, a atividade não foi feita, incluindo toda parte burocrática da atividade (apontamento de horas, levantamento de custos etc

Ele recomenda a leitura do artigoThe Definition od Done“. Neste texto o auto, de forma bem humorada, conta que seu pai era contador e tinha um grande aviso na parede da sala para os engenheiros desavisados. Neste aviso, havia um desenho de um papel higiênico e o texto acima: “The Job is not done until the paperwork is done”. Ou seja, na definição dele, o trabalho não estava finalizado se a papelada não foi preenchida. Perfeito.

2. Solicite Prazos bem Definidos e Exija o Cumprimento

Parece óbvio, mas não é: uma vez definido o prazo, não permita que estes se alterem.

Minha experiência pessoal inclui um tempo trabalhando em projetos de desenvolvimento no exterior, morando lá por algumas temporadas. Pelo menos nos EUA, nas empresas onde passei, isto é levado muito a sério. Você passou o prazo? Ok. Então você vai cumprir, “no matter what happens…“, é uma questão que remota a princípios culturais difícieis de explicar neste post, mas é assim que funciona.

Leitura recomendada: “Time Boxing is an Effective Getting Things Done Strategy

3. Não Adicione “buffers” nas Tarefas

9 entre 10 líderes de equipe fazem isto (I Know!). É uma “praga” e, infelizmente, associa-se esta prática aos prazos de TI, que são sempre classificados como “não condizentes com a velocidade do negócio”. Quando o desenvolvedor ou o técnico passa a sua estimativa, ela(e) já informe com uma certa “margem de segurança”.

Isto nos leva ao “Paradoxo Tostines”. TI é culpada por errar estimativas, então aumentamos nossas estimativas para errar menos que, por sua vez, remete à questão de que TI demora muito para liberar as soluções… …percebeu?

(fonte: http://www.focusedperformance.com/articles/CCPM.htm)

Leitura recomendada: “Critical Chain Scheduling and Buffer Management…

4. Não Tome as Decisões antes do prazo estabelecido

Em vista de toda discussão, parece paradoxal, mas tem uma razão. Se você tem um prazo até dia “D”, o autor sugere que você responda no dia “D”.

Qual o risco de responder antes? Mudanças de última hora podem ocorrer (e ocorrem!) e você terá que refazer o planejamento que já tinha feito. A não ser que a questão não deixe nenhuma margem para mudanças, aconteça o que acontecer, conte até 10 antes de responder imediatamente a questão. Isto pode trazer mais problemas que não compensa a sua intenção de “agilizar” o processo.

Leitura recomendada: “ ‘Real Options’ Underlie Agile Practice

5. Reduza os Ciclos dos Processos

Quase um “mantra” das metodologias ágeis, nunca esqueça dos ganhos em reduzir os ciclos iterativos do processos.

Uma resposta rápida (feedback) vai retroalimentar mais cedo o processo e reduzir riscos.

Leitura recomendada: “Lean software development: Why reduce cycle-time?

6. Limite a Quantidade de Tarefas que estão “in progress”

Quanto maior o número de tarefas em andamento, maior o risco de “escorregamento” destas atividades. Não existe um número mágico. Isto depende do porte do projeto, da experiência dos participantes e da equipe que gerencia o projeto, do ferramental disponível para acompanhamento do progresso das atividades etc.

Leitura recomendada: “Managing the Pipeline

7. Mantenha a Disciplina

As regras de ouro aqui são: “resolver um problema tardiamente irá custar muito mais caro” e “começar certo, desde o início”.

Leitura recomendada: “The Power of Process” (recomendo!)

8. Limite o Intercâmbio de Tarefas

Sonho de 10 entre 10 gerentes de projeto, a mensagem aqui é evitar, a todo custo, tarefas intermediárias que farão uso “apenas por um dia, prometo….” dos recursos do projeto.

Leitura recomendada: “Human Tasks Switch Considered Hamful

9. Atenção para as Horas-extras Frequentes

Na minha opinião, se isto é rotina no projeto, ou empresa, é um forte Indicativo de que algo está muito errado. Revisite as estimativas o tamanho da equipe, as fases do projeto, a experiêcia técnica dos recursos etc. Isto, quando comum, só gera desgate na equipe e perda de produtividade.

leitura recomendada: “The Case Against Overtime

10. Separe Urgência de Importância

Atividade Urgentes e Atividades Importantes: escolha uma das duas. Realiza-las ao mesmo tempo é “embarcar em uma canoa furada”.

A prática diz que insistir em realiza-las ao mesmo tempo fará com que a tarefa Importante não será finalizada, gerado custos adicionais que poderião ter sido evitados.

Leitura recomendada: “A 10 Second Guide To Smoother Projects: Urgent vs. Important

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2 Respostas

  1. Boa tarde> Estou a procura de mais conteudo sobre tecnologia no gerenciamento de tempo, teria como vocês está me enviando mais conteudo.
    Desde já agardeço.

  2. No lado esquerdo do meu blog, no índice “Minhas Leituras”, você encontrará várias referências a respeito do assunto. Blogs como Agileway, SOA Simples Assim, Visão Ágil e outros contém material muito interessante a respeito do assunto.

    Veja alguns da lista e tire as próprias conclusões.

    Obrigado pela leitura!

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